Checklist de estratégias de comunicação para a promoção de eventos → Incluir os eventos numa estratégia de marketing pode ser um dos teus maiores trunfos mas, também, um dos maiores desafios. Feiras, congressos, seminários e eventos corporativos internos são alguns exemplos que deves incluir no teu plano de marketing anual.
Com naturezas tão distintas e objetivos tão díspares, será possível traçar um caminho transversal a todos?
Saber o que comunicar, como comunicar e onde comunicar é a receita infalível se conseguires chegar às pessoas que queres ter no teu evento. Como fazer isso?
Como tudo em marketing, não há um caminho único e infalível. Porém, há estratégias integradas que são transversais a qualquer evento.
Faz o check-in neste artigo, escolhe o lugar mais confortável e inspira-te na checklist de estratégias que não podem faltar no teu evento!
Estratégias para Organizadores de Eventos:
1. Cria uma identidade consistente para todo o evento
O objetivo do evento é o pilar que te leva à criação de toda a comunicação; só assim conseguirás criar uma identidade própria, cujos elementos principais são nome, logotipo, e tom de voz para comunicação do evento. Com base nisto, conseguirás criar uma comunicação coerente com o que pretendes transmitir no evento.
2. Website para o evento
O Website do evento é o teu repositório de informação e o tronco da tua estratégia. Aqui deves preocupar-te em divulgar claramente a informação do evento: data, local, onde adquirir os bilhetes e preço dos mesmos, quem são os intervenientes e apresentar as razões pelas quais as pessoas não podem perder esta oportunidade.
3. Redes sociais
Pensa nas redes em que está o teu público para o evento e elabora uma estratégia de conteúdos adequados para cada uma. Se for um evento recorrente, partilha experiências anteriores e o impacto que teve em quem participou no evento. Pessoas procuram a validação com base nas opiniões de outras pessoas.
Não tenhas receio de criar uma rede do zero; afinal, todos começamos por aí. Preocupa-te antes com o conteúdo e a forma como podes alavancar o alcance da tua comunicação para o teu evento e chegar a mais pessoas. Isto leva-nos para o próximo ponto.
4. Publicidade Online para eventos
Google Ads, Meta Ads, Linkedin Ads – qual escolher? Estas costumam ser as primeiras plataformas que pensamos quando queremos alcançar mais público. No entanto, não tens de distribuir o teu orçamento uniformemente por cada uma delas e talvez nem seja coerente utilizá-las todas. Mais uma vez, pensa no teu objetivo e onde estão as pessoas que queres impactar para o teu evento: é nesses locais onde deves apostar. Ah e não te esqueças do remarketing!
5. Landing Page para angariação de leads
Dependendo dos objetivos, ter uma Landing Page pode ser um grande trunfo para angariação de leads (que poderás nutrir depois) ou venda de ingressos para o teu evento. Nesta página, deves incluir os benefícios e a proposta de valor do teu evento, bem como testemunhos de edições anteriores (se tiveres). Podes ainda evidenciar a experiência dos palestrantes e/ou outro factor diferenciador do teu evento.
Quando pensares na tua landing page, tem sempre em mente a ação concreta que pretendes do visitante: toda a estrutura deve ser bem definida e otimizada para essa conversão: seja o preenchimento de um formulário, a compra de um bilhete, a reserva antecipada do lugar, o pedido de um cupão de desconto. Não percas tempo a adicionar informação do evento que em nada contribuirá para a tomada de decisão do visitante. Aqui, a comunicação deve ser clara e direta, com CTA (Call to Action) bem definidos e visualmente atrativos. Lembra-te, esta não é uma página só para informar; tem o objetivo claro de converter.
6. Automações na comunicação do evento
Na tua estratégia de promoção do teu evento não poderão faltar as automações. E-mail Marketing, SMS Marketing e todos os conteúdos automatizados devem demonstrar claramente a humanização da marca. Afinal de contas, os eventos são feitos de conexão, relação e pessoas. A tua comunicação deve transmitir isso.
7. Assessoria de imprensa
Num evento isto não pode faltar! Este serviço permitir-te-á chegar mais facilmente aos órgãos de comunicação social imprescindíveis para o sucesso do teu evento. Estes profissionais têm os contactos e os acessos facilitados, além do know-how para elaborar press releases que conquistam!
8. Comunicação offline do evento
Comunicação em outdoors, TV locais ou mais generalista, apesar de serem um excelente veículo para alcançar pessoas, nem sempre é fácil conseguir estes meios. Normalmente os orçamentos são mais elevados do que os meios de divulgação online. Por isso, analisa bem o orçamento e avalia se faz mesmo sentido apostar nos mass media para o teu evento.
9. Brindes Publicitários
Se queres que o teu evento seja perpetuado no tempo e alcance também quem não teve oportunidade de participar, então aposta em brindes publicitários. Neles poderás incluir o evento mas também referências à tua marca, produto ou serviço. Uma estratégia destas num evento, é mais uma forma de alavancar o conhecimento de uma marca.
10. Parcerias estratégicas
Um fornecedor de software, entidades influentes, empresas que encaixam perfeitamente na temática do evento são alguns dos tipos de parcerias que podem promover o evento e atribuir-lhe mais credibilidade.
11. Uma empresa de montagem de estruturas adequada
Para os eventos físicos, vais precisar de stands e outras estruturas que permitam criar uma identidade visual mais apelativa. Estas estruturas são também essenciais para criar ambientes mais acolhedores e confortáveis para os participantes.
Devido à sua importância em determinados eventos, deves avaliar o nível de experiência dos fornecedores, analisar as reviews (essencialmente no cumprimento de prazos e de disponibilidade para o cliente). Confiar as montagens de um evento a uma empresa que não está habituada a lidar com timings, que não se preocupa com o resultado final dos equipamentos ou não te dá resposta atempada às tuas solicitações. Estes são factores que podem colocar em risco toda a experiência que sonhaste para os participantes do teu evento.
12. Parcerias para alojamento
Se estiveres a preparar um evento externo indicado para pessoas de diferentes geografias, é aconselhado estabelecer protocolos com pessoas.
Mas nem só os organizadores de eventos são responsáveis pelo seu sucesso. Consciente disto, deixo aqui umas dicas bónus para os oradores e os participantes:
Estratégias para Oradores de Evento:
1. Escolha do tema para o evento
Escolhe um tema adequado à temática do evento e que te sintas perfeitamente enquadrado. Só assim estarás confiante para a apresentação e para responder a algumas questões que possam surgir.
2. Preparação do evento
Cria uma apresentação digita sobre o eventol, confirma se consegues cumprir o timing que te deram e se o conteúdo está bem estruturado.
3. Domínio de soft skills
Treina a comunicação, a respiração, a postura. Tudo isto pode ajudar-te na confiança, na assertividade com que apresentas o teu conteúdo para o evento e na energia que passas para quem te ouve.
Atenção na audiência , & Go – It’s show time!
Estratégias para Participantes de Evento:
A minha principal dica para participantes neste ponto é pesquisar o tema do evento e de que forma poderá ser útil na tua vida pessoal ou profissional. Assim poderás tirar mais partido dos conteúdos e da experiência que o contexto do evento te proporcionará.
E um dos mais interessantes é… estar sempre preparado para o improvável.
A interação com a plateia em eventos e o incentivo a uma partilha mais activa são fatores cada vez mais presentes nos eventos. E também tu poderás ser desafiado para subir ao palco e levar para casa uma experiência inesquecível.
Depois da adrenalina do evento, é comum pensar que o trabalho terminou. Mas se queres perceber o quão importante foi o evento, é importante analisar algumas métricas alinhadas com os objetivos que foram definidos previamente.Mas há também algumas estratégias que deves implementar.
Estratégias para Pós-Evento:
1. Recolher feedback dos participantes
Tira partido das emoções que surgem do evento: os participantes transmitem feedbacks mais genuínos nas primeiras horas a seguir aos eventos. Incentiva-os a partilhar o seu testemunho sobre o evento ou envia diretamente um formulário para recolher algumas sugestões de melhoria.
2. Clipping
Analisa e partilha as notícias que forem publicadas sobre o evento.
3. Envio de email marketing agradecimento
Se queres manter a interação ou nutrir relação com os participantes do teu evento, começa por lhes enviar um email de agradecimento e mostra-lhes o quão importante foi a presença deles. Fazer as pessoas sentirem-se especiais é um grande passo em direção ao sucesso.
4. Video do Evento
Realiza um vídeo dos melhores momentos e partilha nos canais digitais que definiste anteriormente: website, redes sociais e email-marketing.
Conclusão para eventos
Um evento encerra sempre um elevado conjunto de tarefas e de timings muito específicos. Há uma data marcada: todos os esforços têm de estar sincronizados e perfeitamente concluídos no momento em que as portas abrem e os planos se tornam realidade. Mas até este momento, a comunicação é rainha. Não sendo o pilar exclusivo, o marketing tem sobre si a responsabilidade máxima: a de comunicar o que se trata, quando, onde e por que é que é tão importante esse certame. E, claro, converter: transformar uma intenção em presença efetiva no evento.
Agora é a tua vez de subir ao palco e ter voz neste artigo: diz-nos de que forma as estratégias de comunicação têm impactado os teus eventos? Costumas utilizar alguma destas ou há outra que seja determinante para alcançar mais resultados? Partilha ou deixa nos comentários.
Esperamos que tenhas gostado de ler sobre Estratégias De Comunicação Para A Promoção De Eventos. Deixa-nos o teu comentário sobre o assunto a baixo, e não te esqueças de deixar algum amor à nosso autora Sandra Pires Martins.
Sandra Pires Martins
A trabalhar em departamentos de comunicação há dez anos, a organização de eventos sempre fez parte do meu trabalho. Dos eventos internos até àqueles com centenas de participantes, cada certame é uma experiência diferente e desafiadora. Mas esta é apenas uma das áreas do marketing a que me dedico.
Especializei-me em copy e storytelling mas é na estratégia de marketing online e offline que me sinto a trabalhar em casa. E por quê o marketing? Não hesito em dizer prontamente: o melhor do meu trabalho é ver o crescimento que o marketing cria nos negócios e a transformação na vida de cada pessoa.
E é inspirador ver a influência que a comunicação pode ter nas empresas e na sua relação com o público: seja na venda de produtos/serviços; seja na relação que se estabelece entre as partes.
Sou fã de sorrisos, de alegria e de pessoas genuínas. Apaixonadíssima por dança, por abraços e pelos meus sobrinhos. Amo tudo o que me desafia e me permite melhorar como pessoa e profissional.
Tragam-me um desafio que envolva pessoas e crescimento: eu digo sempre “presente!”
